Fungsi Manajemen : Planning 

Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan, target, dan visi yang ingin dicapai. Maka dari itu, setiap perusahaan pasti membuat dan meyusun progam-progam untuk mencapai tujuan tersebut di awal. Dalam proses perencanaan ada beberapa yang harus diperhatikan, karena pada masa ini instansi atau perusahaan harus menghadapai turbelensi dan ketidakpatian. Lalu sebagai manajer, harus bisa membuat suatu perencanaan yang dapat mengantisipasi lingkungan yang selalu berubah, baik dari sisi ekonomi, sosial, dan politik.

Penentuan tujuan dan rencana sangat diperlukan dilakukan oleh sebuah instansi atau perusahaan dalam menjalankan usahanya. Ada beberapa alasan mengapa tujuan dan rencana sangat penting, yaitu :

1.      Rationale for Decision, perencanaan itu sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Saat memasuki fungsi kedua dari manajemen yaitu organizing, manajer akan selalu berhadapan dengan  pengambilan keputusan. Contohnya pada saat manajer memutuskan untuk melakukan pembagian kerja dan sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan karyawan.

2.      Guides to Action, di mana tujuan berfungsi untuk sebagai pedoman dalam bertindak dan melakukan suatu pekerjaan.

3.   Standard of Performance, tujuan juga berfungsi untuk menyusun standar kinerja pegawai dan perusahaan. 

Apa itu Goals and Plans?

Goals adalah keadaan di masa depan yang ingin diwujudkan oleh suatu instansi atau perusahaan. Sedangkan plan adalah sebuah blue print yang menentukan alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Levels of Goals

Manfaat Goals dan Plans bagi organisasi :

1.      Legitimacy, yaitu goals dan plans menjadi simbol dan alasan dari sebuah organisasi

2.      Source of motivation and commitment, yaitu goals dan plans berguna untuk memotivasi karyawan serta mengurangi ketidakpastian

3.      Guides to action, yaitu goals dan plans berguna untuk memberikan arah, memusatkan perhatian pada hal-hal tertentu dan sebagai upaya untuk menuju hasil yang penting.

4.      Rationale for decisions, yaitu goals dan plans berfungsi untuk memastikan bahwa kebijakan internal, peran, struktur, kinerja, produk, dan pengeluaran akan dibuat sesuai dengan hasil yang diinginkan.

5.   Standard of performace, yaitu goals dan plans berfungsi sebagai kriteria kinerja dan memberikan standar penilaian. 

Organization Mission

Misi adalah sekumpulan rencana atau cara yang ditentukan sejak awal  untuk mewujudkan visi, tujuan ataupun tarhet yang sudah ditetapkan. Misi mejadi alasan sebuah organisasi untuk eksis.

Misi menyatakan secara luas ruang lingkup bisnis dasar dan operasi dan hal yang membedakannya dengan organisasi lain yang serupa. Misi suatu organisasi juga memuat pasar dan pelanggan. Selain itu, beberapa misi di sebuah organisasi juga menggambarkan nilai-nilai perusahaan, kualitas produk, sikap karyawan dan hal lainnya.

1. Strategic Goals and Plans

Strategic Goals adalah di mana organisasi ingin berada di masa depan, ingin menjadi apa sebuah organisasi di masa depan. Strategic Goals biasanya akan mencakup organisasi secara keseluruhan.

Strategic Goals harus tertuang ke dalam strategic plans. Strategic Plans berisi mengenai tibdakan atau langkah-langkah yang digunakan untuk mencapai strategic goals. Strategic Plans dapat diasumsikan sebagai blue print (cetak biru) yang mendefinisikan aktivitas organisasi dan alokasi sumber daya yang biasanya dalam jangka panjang, lima atau sepuluh tahun. 

2. Tactical Goals and Plans

Tactical Goals bertujuan untuk menentukan hasil yang harus dihasilkan dari divisi utama dan setiap departemen harus bisa mencapai tujuan tersebut. Tactical Goals ini biasanya berlaku untuk middle management.

Tactical Plans adalah rencana yang dirancang untuk membantu melaksanakan rencana strategis. Tactical Plans di setiap divisi akan berbeda, dan memiliki jangka waktu yang lebih pendek daripada strategic plans. Tetapi, biarpun setiap divisi memiliki Tactical Plans yang berbeda-beda, rencana mereka diarahkan pada satu strategic plan yang sama.

3. Operational Goals and Plans

Operational Goals memiliki waktu yang lebih singkat, biasanya dalam waktu tahunan. Operational Goals diharapkan memberikan hasil yang lebih spesifik dan dan terukur. Dalam operational goals, first line management dan para pegawai memiliki tanggung jawab atasnya. 

Operational Plans merupakan alat untuk operasi harian dan mingguan. Tingkat organisasi yang lebih rendah menentukan langkah-langkah serta Tindakan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi.

Characteristics of Effective Goal Setting

• Specific and measurable
• Challenging but realistic
• Defined time period
• Linked to reward

Model of the MBO Process

Management by objective atau MBO adalah metode perusahaan yang diyakini mampu meningkatkan motivasi karyawan dalam hal bekerja sehingga setiap perilaku karyawan akan bisa selaras dengan tujuan perusahaan. Strategi ini lebih berorientasi pada sesuatu yang mampu dihasilkan oleh tim, karyawan, dan perusahaan.

Langkah-langkah MBO Process :

1)     Set Goals, tujuan yang harus ditetapkan oleh setiap organisasi adalah corporate strategic goals, department goals, dan individual goals

2)     Develop Action Plans

3)     Review Progress, di step ini dilakukannya review atas progress yang sudah dilakukan dan mengambil tindakan atas koreksi yang diperlukan.

4)   Appraise Overall Performance

MBO Benefits :

1)      Upaya manajer dan karyawan difokuskan pada aktivitas yang akan mengarah pada pencapain tujuan

2)      Kinerja dapat ditingkatkan di setiap level perusahaan

3)      Karyawan termotivasi

4)      Tujuan individu dan departemen selaras dengan tujuan perusahaan

MBO Problems :

1)      Adanya perubahan konstan mencegah MBO bertahan

2)      Lingkungan hubungan antara karyawan dan atasan yang buruk dapat mempengaruhi efektivitas MBO

3)      Tujuan strategis dapat digantikan dengan tujuan operasional

4)      Organisasi meekanistik dan nilai-nilai yang membuat putus asa dapat membahayakan proses MBO

5)      Terlalu banyak dokumen menghabiskan energi MBO

Single Use Plans

Single Use Plans digunakan untuk mencapai sebuah tujuan organisasi yang penting yang mana tujuan tersebut tidak mungkin dicapai kembali atau terulang dalam bentuk yang sama di masa yang akan datang. Rencana ini mirip dengan proyek tetapi dalam ruang lingkup yang lebi kecil dan kompleksitas.

 

Standing Plans

Standing Plans merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penangan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang berupa sebuah kebijakan umum yang memberikan arahan bagi orang-orang yang berada di dalam organisasi. Wujud umum rencana tetap adalah kebijakan, prosedur, dan aturan yang menggambarkan bagaimana tindakan tertentu harus dilakukan dan berupa serangkain langkah yang tepat untuk digunakan dalam mencapai pekerjaan tertentu.

 

Contigency Plans

    Contigency Plans adalah suatu tindakan alternatif yang dipersiapkan ketika tindakan utama yang direncanakan untuk melakukan sesuatu gagal atau terhambat oleh berbagai faktor yang tidak terkendali. Faktor-faktor tersebut adalah :

• Keterpurukan ekonomi
• Menurunnya pasar
• Kenaikan biaya persediaan
• Perkembangan teknologi
• Kecelakaan keselamatan

Crisis Management Planning

Crisis Management Planning adalah sebuah perencanaan yang ditujukan untuk mengmengendalikan suatu bencana atau kejadian yang mempunyai dampak bisnis (baik finansial maupun hukum) yang sangat berbahaya, sehingga perusahaan dnyatakan dalam keadaaan krisis. Suatu krisis dapat dicegah dengan membangun hubungan saling percaya dengan pemangku kepentingan dan saling terbuka satu sama lain serta selalu menjaga komunikasi.

 

Planning for High Performance

1.      Centralized Planning

            Centralized Planning adalah perencanaan pada perekonomian terkait keputusan tentang apa yang akan diproduksi, bagaimana cara memproduksi dan untuk siapa diproduksi ditentukan oleh pemerintah dalam birokrasi yang dikelola secara terpusat. Pada Centralized Planning sekelompok spesialis perencanaan mengembangkan rencana untuk organisasi secara keseluruhan lau setiap divisi utama dan departemen biasanya langsung melapor ke presiden atau CEO 

2.      Decentralized Planning

            Decentralized Planning adalah tipe sistem ekonomi yang didasarkan atas perencanaan ekonomi yang terdesentralisasi, yang di dalamnnya pembuatan keputusan didistribusikan di antara berbagai agen ekonomi atau dilokalisasi di dalam unit-unit produksi. Pada decentralized planning ahli perencanaan mengembangkan tujuan dan rencana mereka sendiri dan para karyawan ikut terlibat dalam menetapkan tujuan dan cara bagaimana untuk mencapainya.