Fungsi Manajemen : Organizing

    Dalam Manajemen ada 4 fungsi Manajemen yang harus dilakukan oleh manajer yaitu, planning, organizing, leading atau actuating, dan controlling. Melakukan planning saja tidaklah cukup harus dilanjutkan dengan dilakukannya organizing untuk bagaimana mengatur 6M agar segala progam-progam yang sudah dibuat sebelumnya bisa dieksekusi dan dapat berjalan dengan baik.

       Organizing sendiri merupakan bagaimana seorang manajer dapat mengelola dan mengatur sumber daya agar program-progam yang sudah dibuat sebelumnya dapat dieksekusi dengan baik dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Hal ini dapat tercermin dari pembagian kerja yang dikelompokkan ke dalam departemen dan  bagaimana mekanisme untuk mengkoordinasikan beragam tugas yang ada di organisasi serta menunjukkan garis wewenang yang formal.

    Merancang Adaptive Organizing :

• Organizing Principles and Concepts
• Organizing the vertical Structure
• Using mechanisms for horizontal coordination
• Tailoring various elements of structural design to organizational situations

Pengertian Organization Structure

    Struktur organisasi mendefinisikan bagaimana tugas dibagi, sumber daya dialokasikan, dan departemen dikoordinasikan dengann baik. Maka struktir organisasi bukan hanya semata-mata berbentuk bagan. Bagan organisasi yang sering dijumpai hanyalah salah satu dari visualisasi bagaimana struktur organisasi yang ada di sebuah perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan serangkaian tugas formal yang harus dilakukan oleh karyawan dan mencerminkan bagaimana hubungan pelaporan secara formal. Selain itu, Struktur organisasi didesain untuk memastikan koordinasi yang efektif dari karyawan di seluruh departemen yang ada di sebuah perusahaan.

    Bagan organisasi sendiri merupakan representasi secara visual yang berisi set tugas formal dan berbentuk kerangka kontrol secara vertikal yang menggambarkan hubungan pelaporan formal. Dari sini siapa melaporkan kepada siapa ataupun siapa atasan dan siapa bawahan akan terlihat dengan jelas.

Prinsip Struktur Organisasi

A.      Work Specialization

Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. Maka dari itu, dalam setiap departemen dapat memiliki karyawan yang bekerja sesuai dengan spesialisasinya masing-masing. Tugas yang ada di dalam setiap departemen akan dibagi menjadi pekerjaan individu dan setiap karyawan hanya akan melakukan pekerjaan yang relevan dengan fungsi khusus mereka. Pekerjaan yang didapat memang cenderung kecil, tetapi bisa dilakukan secara efisien.

 

B.      Chain of Command

Dalam struktur organisasi akan jelas bagaimana garis wewenangnya. Garis yang tidak teroutus menghubungkan semua orang  dalam satu organisasi. Selain itu garis tersebut menunjukkan siapa lapor kepada siapa. Sedangkan pada garis putus-putus melambangkan bahwa antara satu pihak dengan pihak lainnya ada hubungan koordinasi.

    Rantai komando berprinsip pada :

• Unity of command, jadi seorang atasan langsung memberikan perintah kepada bawahannya.
• Scalar principle, yaitu seorang atasan dapat memilki banyak bawahan

 

C.      Authority

Authority adalah hak formal dan sah dari seorang manajer untuk membuat keputusan dan mengeluarkan perintah. Seorang manajer juga memilki otoritas dalam mengalokasikan sumber daya untukik mencapai hasil yang diinginkan. Otoritas sendiri dapat dibedakan menjadi 3 karakteristik, yaitu :

• Otoritas diberikan pada posisi organisasi bukan kepada orang banyak
• Otoritas diterima dan diakui oleh bawahan
• Otoritas mengalir ke bawah secara vertical

D.      Responsibilty

Dalam setiap otoritas yang dimiliki oleh seorang manajer harus diimbangi dengan adanya tanggung jawab. Hal ini juga berlaku pada setiap karyawan yang harsu bertanggung jawab pada pekerjaannya. Manajer diberikan otoritas sepadan dengan tanggung jawab yang harus diembannya.

 

E.      Accountability

Otoritas dan tanggung jawab yang dipegang oleh seorang manajer merupakan kepercayaan yang harus dipegang dan dijaga dengan baik kepada pihak lain. Akuntabilitas harus tercermin bagaimana setiap pemangku kepentingan dapat merasa senang dan merasa percaya pada perusahaan.

 

F.      Delegation

Delegasi adalah proses bagaimana seorang manajer memberikan tugas, otoritas, serta tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi juga mendorong manajer untuk mendelegasikanhal tersebut ke tingkat serendah mungkin. Delegasi menjadi peting karena tidak semua tugas, otoritas, dan tanggung jawab dapat diemban sendiri oleh manajer.

Teknik dalam delegasi :

1.      Memberikan instruksi menyeluruh

2.      Pertahankan feedback

3.      Mengevaluasi dan menghargai kinerja

4.      Mendelegasikan seluruh tugas

5.      Memastikan bahwa otoritas sama dengan tanggung jawab

6.    Memilih orang yang tepat

G.      Line and Staff Authority

Line authority berarti setaip individu dalam posisi Manajemen memiliki kekuatan formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan secara langung. Sedangkan staff authority berarti otoritas diberikan kepada staf spesialis di bidang keahliannya.

 

H.      Span of Management / Span of Control

Dalam pandangan tradisional, jumlah karyawan yang melapor ke supervisor adalah sebanyak 7 bawahan per manajer. Sedangkan pada saat ini, ada sekitar 30 lebih bawahan yang dapat melapor ke supervisor. Supervisor sendiri juga harus memeliki keterlibatan yang erat dengan bawahan. Jika keterlibatan dengan karyawan harus dekat, maka jumlah karyawan yang sedikit akan lebih baik. Tetapi jika memerlukan keterlibatan yang sedikit, maka jumlah karyawan yang banyak akan lebih baik.

 

I.      Tall vs Flat Structure

Rentang control yang digunakan dalam suatu organisasi menentukan apakah strukturnya tinggi atau datar. Struktur tinggi memiliki rentanng yang lebih sempit dan tingkat yang lebih hierarkis. Sedangkan struktur datar memiliki rentang yang lebar dan tersebar secara horizontal dan tingkat hierarki lebih sedikit. Pada masa saat ini lebih banyak digunakan rentang kendali yang lebih lebar atau datar.

 

J.  Centralization vs Decentralization

Centralization adalah pemusatan dalam pengambilan keputusan pada satu titik, sedangkan Decentralization memberikan wewenang pada tingkat yang lebih bawah untuk mengambil keputusan. Perubahan yang lebih besar dan ketidakpastian dalam lingkungan biasanya dikaitkan dengan desentralisasi. Sentralisasi maupun desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan. Pada saat krisis atau resiko kegagalan perusahaan, otoritas dapat dipusatkan ke atas.

 

K.  Departmentalization

            Sebuah departemen dapat dibagi dengan cara :

1.      Pendekatan fungsi vertikal, yaitu orang-orang dikelompokkan bersama-sama di departemen sesuai dengan spesialisasinya masing-masing

2.      Pendekatan divisi, yaitu dikelompokkan bersrama berdasarkan produk, program, atau wilayah geografis yang sama

      Keunggulan Struktur Divisi

·       Penggunaan sumber daya secara efisien

·       Pengembangan spesialisasi keterampilan

·       Kontrol manajemen puncak

·       Koordinasi yang sangat baik

·       Pemecahan masalah teknis yang berkualitas

      Kelemahan Struktur Divisi

·       Komunikasi yang buruk

·       Respon lambat terhadap perubahan eksternal

·       Keputusan terkonsentrasi di atas

·       Tanggung jawab menunjuk sulit

·       Pandangan terbatas tentang tujuan organisasi oleh para karyawan

3.    Pendekatan matriks horizontal, yaitu beberapa karyawan melapor ke dua bos

                 

      Keuntungan Matriks Horizontal

·       Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada hierarki tunggal

·       Beradaptasi dengan lingkungan yang berubah

·       Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialisas

·       Keahlian tersedia untuk semua divisi

·       Tugas diperbesar untuk karyawan

      Kekurangan matriks horizontal

·       Rantai komando ganda

·       Konflik yang tinggi antara 2 matriks

·       Banyak pertemuan untuk mengkoordinasikan kegiatan

·       Kebutuhan akan pelatihan hubungan manusia

·       Dominasi kekuasaan oleh satu sisi matriks

        4.    Pendekatan berbasis tim, dibuat untuk menyelesaikan tugas tertentu

      Keunggulan Team

·       Pengurangan hambatan di antara departemen

·       Waktu respon lebih cepat

·       Semangat yang lebih baik

·       Mengurangi biaya administrasi

      Kelemahan Team

·       Loyalitas ganda dan konflik

·       Waktu dan sumber daya dihabiskan untuk rapat

·       Desentralisasi yang tidak terencana

5.      Pendekatan network, yaitu pusat kecil yang terhubung secara elektronik ke organisasi lain dalam menjalankan fungsinya. Sehingga departemen bersifat independen dan dapat ditempatkan di mana saja

      Keunggulan network approach

·       Daya saing global

·       Fleksibilitas tenaga kerja

·       Mengurangi biaya adminitrasi

      Kelemahan network approach

·       Tidak ada control langsung

·       Hilangnya bagian dari organisasi sangat berdampak pada sisa organisasi

·       Loyalitas karyawan melemah

6.      Pendekatan virtual, yaitu membawa orang bersama-sama untuk sementara waktu memanfaatkan peluang tertentu dan kemudian bubar

 Faktor Pembentuk Struktur

1.      Mengikuti strategi

2.      Mencerminkan Lingkungan

3.    Sesuai dengan teknologi, diantaranya teknologi layanan dan teknologi digital

Team Forces and Project Manager

1.      Team Forces adalah sebuah tim atau komite sementara yang dirancang untuk memecahkan masalah jangka pendek yang melibatkan beberapa departemen.

2.      Project Manager bertanggung jawab untuk mengoordinasikan kegiatan beberapa departemen secara penuh waktu untuk penyelesaian proyek tertentu

 

Reegineering

    Reegineering adalah desain ulang radikal proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan. Di mana proses yang dimaksud adalah kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama untuk mengubah input menjadi output dan menciptakan nilai.