Fungsi Manajemen : Controlling

Fungsi Manajemen : Controlling

    Controlling adalah fungsi terakhir dari manajemen. Selain harus mamou membuat planning, organizing dan juga leading, seorang manajer harus mampu melakukan controlling terhadap kegiatan dan program kerja yang sudah dijalankan. Jika tidak adanya fungsi controlling, tidak dapat diketahui apakah target yang sudah ditetapkan di awal terpenuhi atau tidak. Jika target tidak terpenuhi, maka akan dilakukan koreksi dan juga evaluasi.

    Fungsi controlling atau fungsi pengawasan merupakan masalah kritis yang selalu dihadapi oleh setiap manajer. Biasanya, seorang manajer akan melakukan control terhadap kualitas, dan juga produktivitas. Biasanya pengawasan juga fokus pada sistem dasar, seperti bagaimana mengalokasikan sumber daya keuangan, mengembangkan sumber daya manusia, menganalisis kinerja keuangan, dan mengevaluasi produktivitas secara keseluruhan.

Organizational Control

    Fungsi controlling dalam sebuah organisasi merupakan proses sistematik dimana para manajer mengatur aktivitas organisasi agar konsisten dengan harapan yang telah ditetapkan. Pengawasan yang efektif membutuhkan informasi tentang standar kinerja, di mana standar kerja merupakan kesepakatan mengenai keharusan yang dilakukan oleh karyawan dalam bekerja di suatu organisasi. Selain itu, dibutuhkannya kinerja actual dan tindakan yang diambil untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari standar.

Ada 3 jenis pengawasan :

1.       Feed Forward

    Kadang-kadang disebut kontrol pendahuluan atau pengendalian preventif. Feed forward lebih fokus pada bagaimana mengatisipasi masalah yang akan datang. Contohnya seperti melakukan tes obat, prakerja, menginspeksi bahan baku, dan melakukan seleksi pegawai. Semua hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi dan mencegah masalah ataupun penyimpangan yang mungkin akan terjadi ke depannya.

2.       Concurrent

    Concurrent ialah memantau kegiatan yang sedang berlangsung untuk memastikan konsistensi dengan standar kinerja. Dalam menilai aktivitas kerja tentu saja akan bergantung pada kinerja standar. Termasuk aturan dan peraturan untuk membimbing tugas-tugas karyawan dan perilaku mereka. Jenis pengawasan ini dimaksudkan untuk untuk memastikan bahwa aktivitas kerja memberikan hasil yang benar.

    Concurrent ini lebi fokus pada menyelesaikan masalah saat masalah tersebut terjadi. Contohnya, budaya adaptif, Total Quality Management (TQM), dan juga employee self control.

3.       Feedback

    Jenis pengawasan ini berfokus pada keluaran organisasi dan disebut juga sebagai post-action ataupun output control. Jenis pengawasan feedback akan fokus pada pemecahan masalah setelah masalah tersebut terjadi. Seperti melakukan analisis penjualan per karyawan, pemeriksaan kualitas akhir, dan juga melakukan survey pelanggan.

    Pada saat melakukuakan feedback yang harus dilakukan ialah :

• Menetapkan tujuan strategis
• Menetapkan standar kerja
• Mengukur kinerja actual
• Membandingkan kinerja dengan standar
• Jika kinerja cukup, tidak perlu dilakukan apa-apa dan bisa  diberikan penguatan. Sedangkan jika kinerja tidak cukup baik perlu mengambil tindakan korektif 

Budgetary Control

    Budgetary Control ialah metode pengendalian manajerial yang paling umum digunakan. Budgetary Control merupakan proses penetapan target. Contohnya dalam satu tahun sebuah perusahaan harus menjual 10.000 unit produk. Maka harus ditentukan berapa anggarannya, alokasi bahan baku dan pegawainya, prosesnya sehingga dapat dihasilkan 10.000 unit produk. Maka dari itu, Budgetary Control digunakan untuk memantau hasil dan membandingkan dengan anggaran, cocok apakah tidak.

    Hal ini dikarenakan terkadang, dalam akhir tahun bisa saja target produknya dapat tercapai, tetapi ternyata anggarannya malah membengkak. Hal ini harus dihindari. Tetapi jika, target dapat dipenuhi dengan anggaran kurang dari yang sudah ditetapkan, maka itu artinya budgetary control yang dilakukan sudah efisien dan efektif.

    Seorang manajer anggaran menggunakan :

• Expense, untuk mengantisipasi pengeluaran dan membandingkan pengeluaran dengan aggaran yang sudah ditetapkan
• Revenue, untuk mengidentifikasi perkiraan dan pendapatan aktual
• Cash, sebagai estimasi dan laporan arus kas
• Capital, untuk merencanakan dan melaporkan investasi pada aset utama yang akan disusutkan

Traditional Budgeting Methods

1.     Top-down Budgeting

    Manajer tingkat menengah dan bawah menetapkan target anggaran departemen. Dilakukan sesuai dengan pendapatan perusahaan secara keseluruhan dan pengeluaran yang ditentukan oleh manajemen puncak

2.     Bottom-up Budgeting

    Manajer tingkat bawah menganggarkan departemen mereka kebutuhan sumber daya. Lalu untuk persetujuan memerlukan top management. 

 

Responsibility Center

    Dalam mengontrol budgetary control biasanya ada unitnya tersendiri untuk melakukan pengawasan atupun mengaudit. Unit organisasi ini berada di bawah pengawasan satu orang yang bertanggung jawab atas kegiatannya.

 

Financial Control

    Dalam mengontrol keuangan, laporan keuangan memberikan informasi dasar untuk financial control. Laporan keuangan yang dimaksud ialah Balance Sheet yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan sehubungan dengan asset, kewajiban dan modal pada titik waktu tertentu. 

    Selain itu, Income Statement juga diperlukan merangkum pendapatan perusahaan kinerja keuangan untuk waktu tertentu interval (pernyataan untung-rugi). Income statement ini akan memperlihatkan pendapatan yang masuk ke organisasi dari semua sumber dan juga biaya atau beban suatu perusahaan termasuk biaya barang yang dijual, bunga, pajak, dan depresiasi.

    Seorang manajer harus dapat mengevaluasi laporan keuangan yang membandingkan kinerja organisasi dengan da atau norma industri sebelumnya. Termasuk rasio-rasio apa saja yang ada dalam keuangan.

Rasio	How Determining	Tell
Liquidity Ratio (Current Ratio)	Aktiva Lancar/Kewajiban Lancar	1. Kemampuan untuk memenuhi kewajiban hutangnya saat ini 2. Jika aset cukup untuk dikonversi menjadi uang tunai untuk melunasi hutang
Activity Ratio (Perputaran Persediaan Rasio percakapan)	Total penjualan/Inventaris rata-rata   Pembelian pesanan /pertanyaan pelanggan	1 Mengukur kinerja internal 2. Berapa kali persediaan habis untuk memenuhi angka penjualan total 3. Efektivitas perusahaan dalam mengubah pertanyaan menjadi penjualan
Profitability Ratio (Margin keuntungan penjualan, margin kotor Return on Assets (ROA) )	Pendapatan Bersih/Penjualan Pendapatan Kotor/Penjualan Pendapatan Bersih/Total Aset	1. Keuntungan relatif terhadap sumber, seperti penjualan atau asset 2. Apa yang diperoleh perusahaan dari asetnya
Leverage Ratio (Rasio pinjaman)	Total utang/Total aset	1. Kegiatan pendanaan dengan meminjam uang 2. Debt ratio diatas 1,0 menjadi sebuah risiko kredit yang buruk

 

Control Philosophies

    Bureaucratic Control atau kontrol birokrasi mempengaruhi perilaku karyawan dan menilai kinerja melalui aturan, kebijakan, hirarki otoritas, sistem penghargaan, dan dokumentasi tertulis.

    Decentralized Control atau kontrol terdesentralisasi bergantung pada nilai-nilai budaya, tradisi, keyakinan Bersama, dan kepercayaan. Dalam decentralized control diperlukan TQM atau Total Quality Manajemen. TQM adalah komitmen seluruh organisasi untuk memasukkan kualitas ke dalam setiap aktivitas melalui peningkatan berkelanjutan.

Total Quality Manajemen :

1.     Quality Circle Process

• Tim Membuat Lingkaran Mutu dan Mengumpulkan Informasi
• Tim Memilih Masalah untuk Diselesaikan
• Tim Mengumpulkan Data dan Menganalisis Masalah
• Tim Merekomendasikan Solusi
• Keputusan oleh Manajemen puncak

2.     Six Sigma

    Six sigma adalah suatu alat atau cara yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan untuk mengembangkan kapasitas pada proses pengembangan bisnisnya. Tujuannya adalah demi meningkatkan kinerja dan meminimalisir adanya potensi kesalahan.

    Metode six sigma :

• DMAIC, bertujuan untuk mengembangkan produk atau jasa yang sudah ada demi meningkatkan kepuasan konsumen atau pelanggan. Pada umumnya, DMAIC dimanfaatkan oleh perusahaan manufaktur produk atau perusahaan jasa pengiriman atau logistik. DMAIC  terdiri dari Define, Measure, Analyze, Improve, Control.  
• DMADV, yaitu metode yang bisa digunakan untuk membuat desain atau mendesain ulang proses manufaktur produk baru. Ini adalah metode yang cocok dipilih jika proses atau produksi yang saat ini dilakukan perusahaan tidak memuaskan pelanggan meskipun sudah dilakukan optimisasi. DMADV terdiri dari Define, Measure, Analyze, Design, Validate. 

    TQM tidak selalu berhasil. Hal ini karena prinsip six sigma mungkin tidak cocok untuk semua masalah organisasi. Selain itu, banyak kemungkinan yang dapat mempengaruhi keberhasilan program TQM.  Quality Circle Process sendiri lebih bermanfaat saat menantang. TQM akan lebih sukses saat dapat memperkaya pekerjaan dan juga meningkatkan motivasi.

Control System untuk Waktu Turbulen

1.     Open-Book Management, berbagi informasi dan hasil keuangan dengan semua karyawan dalam organisasi

2.     Balanced scorecard, sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan ukuran layanan pelanggan, proses bisnis internal, dan kapasitas organisasi untuk belajar dan berkembang